Årsmøte 2014

Årsmøte HFL 27.03.14 Gimle

Sak 1. Oppmøtte

Johanna Mjeldheim  - Bergen ul. Ervingen/HFL

Tuva Bolstad – Osterøy spel og dansarlag/HFL

Gunnvor Blytt Kjosås – Kvemmingen Spel og Dansarlag  

Dagfinn Kjosås - Kvemmingen Spel og Dansarlag

Marit Vestrum - FolkOrg 

Sissel Ingun Nordstad – Bergen ul. Ervingen

Ragnar Birkenes - Bygdedandslaget

Irene Bjørke – Bergen ul. Ervingen

Lars Gjelland - Voss Spelemannslag

 Ann Kristin Kjærland –Hardanger Spelemannslag/ HFL

Svein Inge Hovland - Os Spelemannslag.

 

Sak 2. Innkallinga til årsmøtet vart godkjend.

Sak 3. Sakslista vart godkjend.

Sak 4. Referent: Tuva Bolstad

Sak 5. Møteleiar: Johanna Mjeldheim

Sak 6. Protokollunderskrivarar: Ragnar Birkenes og Lars Gjelland

 

Årets styre har bestått av:

Johanna Mjeldheim, Bergen ul. Ervingen  - leiar

Tuva Sunniva T. Bolstad, Osterøy Spel- og dansarlag  - nestleiar/skrivar

Ann Kristin Kjerland, Hardanger Spelemannslag -  kasserar

Anne Murstad, Bygdedanslaget i Bjørgvin  - varamedlem

Svein Inge Hovland, Os Spelemannslag - varamedlem

 

Revisorar:

Sindre Vatnehol, Spelemannslaget Fjellbekken

Anne-Marie Øydvin, Hardanger Spelemannslag 

Valnemnd:

Silje Midtbø Vevle, Osterøy Spel- og Dansarlag

Per Øyvind Tveiten, Kvemmingen spel- og dansarlag 

 

Sak 7. Årsmelding 2013

Møter halde i 2013:  

Styremøte:  Det er halde fem styremøte etter årsmøtet i meldingsåret 2013. Referata frå styremøta er lagde ut fortløpande på HFL si heimeside (hordalandfolkemusikklag.custompublish.com/referat-fraa-styremoeter.168656.no.html). Utover dette har styret hatt god kontakt via e-post og telefon.

 Styret sitt arbeid:  

  1. Søknad til Hordaland Fylkeskommune vart sendt inn. HFL mottok løyving på kr. 65.000 for 2014. Fordeling av stønad til laga etter søknad. HFL fordelte kr 37.000 i 2013. Opne tilbod for born og unge som retta seg mot heile fylket vart prioritert. HFL hadde færre midler å løyve ut i år fordi årsmøtet 2013 vedtok å sette av kr 15 000,- til oppstart av «Nettverk hardingfeleopplæring» og ein økonomisk buffer til prosjektet «Bygda danser».
  2. VK 13 i Sogn og Fjordane. Styret skaffa domarar frå Hordaland. Kappleiken vart bra gjennomført og godt motteke av både deltakarar og publikum. Johanna deltok på leiarmøtet i etterkant.
  3. Leiar deltok på årsmøtet til FolkOrg i april.
  4. Oppstart på søknad  til "Bygda dansar". HFL har starta opp arbeidet med søknad og diskutert tiltak til førebuingsfasen for prosjektet. Borghild M. Opdahl, Bergen, er kontaktperson for søknaden og fylgjer opp dette vidare, i samarbeid med styret i HFL (og eventuelt Hordaland Ungdomslag).

Kommentar frå møtet: Ole Bull Akademiet har og vist interesse for prosjektet «Bygda Dansar».

  1. Oppstart Nettverk Hordaland folkemusikkopplæring. Det vart halden Instruktørsamling  i Bergen 21.09.2013, med drøfting av vegen vidare. Her blei det oppretta ei styringsgruppe for nettverket (HFL Opplæring). Medlemmane i styringsgruppa er Tuva Sunniva T. Bolstad, Elna F. Selle, Kristoffer Kleiveland og Johanna Mjeldheim. Styringsgruppa har hatt fleire møte. Dei har hatt fokus på kartlegging av den totale folkemusikkopplæringa i fylket og korleis knyta arbeidet opp mot eksisterande arenaer. Det er planlagd elevsamling med konsert og dansespel, etter initiativ frå Leif Rygg, i august/september 2014. Meir informasjon om arbeidet vil etterkvart leggast ut på HFL si heimeside.
  2. Heimesida til HFL har fungert som informasjonskanal, slik det har vore gjort dei siste åra. Skrivar og informasjonsansvarleg Tuva har fylgd opp denne. Styrereferat og annan informasjon er lagd ut fortløpande. Særleg kalendaren på heimesida kan gjerne nyttast meir - lokallag og einskildpersonar kan gjerne leggja inn arrangement her. Facebooksida er også nytta ein del for å vera synlege og nå ut med informasjon. Informasjonsarbeid gjennom andre kanalar har det vore mindre av. 

Fellesmøte med Sogn og Fjordane folkemusikklag, evt. også med Møre og Romsdal og Rogaland vart ikkje haldt. 

Sak 8. Revidert rekneskap.

Resultatet syner eit overskot på kr. 54.979. Det vart i 2013 løyvd tilskot til i alt 6 tiltak, i sum kr. 37.000. Dette er noko mindre enn tidlegare år, m.a. grunna årsmøtevedtaket frå 2013 om å unngå vidare reduksjon av eigenkapitalen, og at det var sett av midlar til Nettverk Hordaland Folkemusikkopplæring, samt ein økonomisk "buffer" for prosjektet Bygda dansar. 

Rekneskapet vart godkjent av revisorane og årsmøtet.

Sak 9. Innmelde saker

Det var ingen innmelde saker i forkant av årsmøtet. Styret hadde to saker som dei ville melde.

  1. Valkommite-arbeid: Ann Kristin og Johanna opplevde å få manglande informasjon om rolla dei skulle ha i styret, då dei vart spurd om å være med. I vidare valkommitearbeid bør ein informera dei som stiller til val om at dei kan hende får rolla som leiar, kasserar eller skrivar. I tillegg til å dela ut midlar, må arbeid med å skaffe dommarar til VK og pågåande prosjekt og leggast fram.
  2. Ny vedtekt: Styret har i 2013 vedteke å sette innrapporterings-frist etter prosjekt, for å utbetale løyvde midlar. Fristen er satt til tre månadar etter endt prosjekt.  Det er viktig at alle som får løyvd midlar blir opplyst om dette i svarbrevet. Vedtekta er gjort for å unngå etterslepet som har oppstått tildlegare år. Alle søkarane i 2013 fekk melding om dette. Frå 2011 er det eit prosjekt som endå ikkje er innrapportert. Frå 2012 er det prosjekt som manglar innrapportering. Styret har ikkje lykkast å få tilgong til svarbreva til søkarane, med opplysning om løyving, frå desse åra. Styret veit difor ikkje om søkarane frå 2011 og 2012 har hatt frist på innrapportering. Det nye styret må arbeide vidare for å få avklart dette.

Kommentarar frå årsmøtet:

  • Årsmøtet støtter vedtaket om å sette innrapporteringsfrist etter prosjekt, og vil at dette skal vidareførast for å unngå etterslep.
  • Styret vert oppfordra til at HFL blir registrert med organisasjonsnummer og får momsfritak. Søknadsfrista er i juni. HFL bør og søke på Raske Midlar og Frifond til enkeltprosjekt i HFLopplæring. 
  • Årsmøtet oppfordrar HFL til å sende ut informasjon om satsingar og prosjekt på mail til lokallaga.
  • HFLopplæring: Det vil vera lurt å arrangere ei mønstring for rekruttar i vårhalvåret som er knytt til ei anna aktivitet.  Sjokoladekappleik bør og nyttast vidare som arena for rekruttane.
  • Tips frå FolkOrg: Nyhetsbrev frå FolkOrg vert sendt ut ein gong i mnd til områdelag og lokallag. Det er viktig å lese desse. Her er info om viktige søknadsfristar, momskompensasjonar, frist for påmelding til Landskappleik m.m.

Sak 10. Handlingsplan for 2014 og budsjett

•             Fellesmøte Sogn og Fjordane folkemusikklag, evt. også med Møre og Romsdal og Rogaland

•             Søknad til Hordaland fylke

•             Årsmøte FolkOrg april/fellesmøte områdelaga

•             Fordeling av stønad til laga etter søknad

•             Oppstart av søknad til prosjektet ”Bygda dansar”

•             Vidareføra arbeid med nettverk for folkemusikkopplæring, i samarbeid med styringsgruppa           for HFL Opplæring

•             Skaffe dommarar til Vestlandskappleiken 2014, Granvin (Hardanger Spelemannslag). Leiarmøte

•             Oppretthalda aktivitet på heimesida, og øvrig informasjonsarbeid.

•            Arbeide vidare med å få avklaring om etterslep frå 2011 og 2012 kan frigjerast.

 

Budsjett

I løpet av 2013 har styret spart opp ein buffer på i underkant av kr 55.000. Desse midlane bør skillast ut og haldast av til arbeidet med HFLopplæring og «Bygda Dansar», som planlagt. Det nye styret må undersøke kor stor eigenkapital som trengs til prosjektet «Bygda Dansar» og ta stilling til kor stor eigenkapital prosjektet HFLopplæring skal ha. Ut i fra dette må dei vurdere om meir midlar skal settast av til dette i år. Resterande innkomne midlar frå fylkeskommunen og andre bidragsytarar skal brukast til utdeling, som før.

 

Sak 11. Kontingent

Kontigenten vert ikkje endra, og står på kr 25,-

 

Sak 12. Val av nytt styre

Ingen frå valnemnda kunne vera til stades.

Styremedlem – Silje Solberg vald av årsmøtet 

Styremedlem – Tormod Kleiveland vald av årsmøtet  

Styremedlem - Ann-Kristin, ikkje på val, 1 år igjen.

Vara - Ole Gjerde vald av årsmøtet for 2 år 

Vara - Irene Bjørke vald av årsmøtet for 2 år 

Revisor - Anne Marie Øydvind vald av årsmøtet for 2 år 

Revisor - Sindre Vatnehol vald av årsmøtet for 2 år 

Valnemnd – Per Øyvind Tveiten ikkje på val, 1 år igjen.

Valnemnd – Johanna Mjeldheim

Valnemnd – Tuva Bolstad 

Det er ingen forslag til andre kandidatar frå årsmøtet.

Forslag til vedtak i årsmøtet/Nytt vedtak på årsmøtet: alle styremedlemmer, vara, revisorar og valnemnd skal velgast for to år. Dette for å skapa kontinuitet i arbeidet i styret.

 

Referent: Tuva Bolstad 31.03.14

 

 

Tuva Bolstad 2014-11-05